Databehandleraftale
mellem
Kunden (den virksomhed, der har oprettet sig i mandag.online) – "den dataansvarlige"
og
Strategii v/Søren Elisiussen, CVR-nr. 26200849, Jeppesminde 17, 8960 Randers SØ – "databehandleren"
Aftalen er indgået ved, at kunden har sat kryds ved "Jeg accepterer databehandleraftalen på vegne af firmaet" i forbindelse med købet. Den hører til vilkårene for mandag.online ("tjenesten").
1. Præambel og genstand
1.1. Aftalen fastsætter databehandlerens rettigheder og pligter, når databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne ved at levere tjenesten.
1.2. Aftalen er udformet, så parterne opfylder artikel 28, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen).
1.3. Databehandleren driver tjenesten og behandler de oplysninger, den dataansvarlige og dennes brugere lægger ind i tjenesten eller henter fra den dataansvarliges Dinero-konto. Den dataansvarlige er ansvarlig for, at oplysningerne må behandles på den måde.
1.4. Bilag A beskriver behandlingen, bilag B underdatabehandlerne, bilag C instruksen og sikkerheden og bilag D andre forhold.
1.5. Databehandlerens egen behandling som dataansvarlig er ikke omfattet af aftalen. Det gælder oplysninger om kunden som kunde (navn, kontaktperson, fakturaoplysninger, betalinger), driftslog og loginsikkerhed samt den fælles oversigt over virksomheder fra CVR, som forslag til nye kunder bygger på. Den behandling er beskrevet i privatlivspolitikken.
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
2.1. Den dataansvarlige er ansvarlig over for omverdenen for, at personoplysningerne behandles lovligt, og for at have et gyldigt behandlingsgrundlag.
2.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om formål og midler. Den dataansvarlige skal selv oplyse sine kunder, ansatte og andre registrerede om behandlingen.
2.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for ikke at lægge oplysninger ind, som tjenesten ikke er beregnet til, herunder oplysninger om strafbare forhold, CPR-numre og følsomme oplysninger efter artikel 9.
3. Databehandleren handler efter instruks
3.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver andet. Instruksen er vilkårene, denne aftale (herunder bilag C) og de handlinger, den dataansvarliges brugere foretager i tjenesten.
3.2. Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesreglerne.
3.3. AI-funktioner (forslag, tekster, indsigter og vurderinger, mødeforberedelser, vinkler til nye kunder og læsning af aftaler med "Indlæs aftale" og "Kontroller aftalen igen") er en del af tjenesten. Indsigter og vurderinger laves automatisk om natten; de øvrige funktioner bruges, når en bruger beder om det. Resultatet er forslag, som brugeren selv afgør, og forslag fra en aftale gemmes først, når brugeren har bekræftet dem.
4. Fortrolighed
4.1. Databehandleren sikrer, at de personer, der har adgang til oplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
4.2. Databehandleren giver kun adgang til dem, der har brug for den, og kun efter den dataansvarliges godkendelse, når det gælder adgang til en bestemt kundes data i forbindelse med support (bilag C, punkt C.3). I øjeblikket er det alene indehaveren, der har adgang. Får andre adgang, skal de først underskrive en tavshedserklæring.
5. Behandlingssikkerhed
5.1. Databehandleren gennemfører de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i bilag C, så sikkerhedsniveauet passer til risikoen. Det sker under hensyn til artikel 32 i databeskyttelsesforordningen.
5.2. Databehandleren vurderer løbende risikoen og tilpasser foranstaltningerne. Foranstaltningerne må ikke forringes uden den dataansvarliges samtykke.
5.3. Databehandleren hjælper den dataansvarlige med at overholde artikel 32 ved at give oplysninger om foranstaltningerne og ved at give den dataansvarlige adgang til at se og hente sine data og afbryde forbindelsen til Dinero.
6. Anvendelse af underdatabehandlere
6.1. Databehandleren må kun bruge underdatabehandlere, der er opført i bilag B (generel godkendelse). Den dataansvarlige giver samtykke til dem.
6.2. Databehandleren varsler den dataansvarlige om ændringer (tilføjelse eller udskiftning) mindst 30 dage i forvejen på e-mail og ved at opdatere listen. Den dataansvarlige kan gøre indsigelse inden for 15 dage efter at have modtaget varslet. Bliver parterne ikke enige, kan den dataansvarlige opsige abonnementet, så det ophører, før ændringen træder i kraft.
6.3. Databehandleren pålægger hver underdatabehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale gennem en kontrakt eller et andet retligt dokument. Databehandleren er over for den dataansvarlige ansvarlig for underdatabehandlerens opfyldelse af sine forpligtelser. For Anthropic og Stripe sker det gennem deres faste databehandlervilkår, som databehandleren har accepteret.
6.4. Visma/Dinero er ikke underdatabehandler. Den dataansvarliges Dinero-konto er den dataansvarliges eget system, som den dataansvarlige selv giver tjenesten adgang til.
7. Overførsel til tredjelande
7.1. Databehandleren overfører kun personoplysninger til lande uden for EU/EØS, hvis det sker efter den dataansvarliges instruks og efter kapitel V i databeskyttelsesforordningen.
7.2. Den dataansvarlige giver instruks til overførslerne i bilag B. I øjeblikket gælder det Anthropic: aftaleparten er Anthropic Ireland, Limited, men behandlingen sker i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (modul 2 og 3) i Anthropics databehandlervilkår. Anthropic må ikke træne modeller på den dataansvarliges data og sletter input og output automatisk inden for 30 dage, medmindre de skal gemmes længere på grund af misbrug eller lovkrav. Til Anthropic sendes alene de oplysninger, der er beskrevet i bilag A, punkt A.4. Stripe kan overføre betalingsoplysninger til USA efter Stripes vilkår og standardkontraktbestemmelserne.
8. Bistand til den dataansvarlige
8.1. Databehandleren hjælper, så vidt det er muligt, den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet, indsigelse). Den dataansvarlige kan selv rette og slette oplysninger i tjenesten og kan hente alle sine data som en fil. Henvender en registreret sig til databehandleren, sender databehandleren henvendelsen videre uden unødig forsinkelse.
8.2. Databehandleren hjælper den dataansvarlige med artikel 32 (sikkerhed), artikel 33 og 34 (brud), artikel 35 (konsekvensanalyse) og artikel 36 (forudgående høring), under hensyn til behandlingens art og de oplysninger, databehandleren har.
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
9.1. Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud.
9.2. Underretningen sendes til den e-mailadresse, den dataansvarlige har oplyst for administratoren, og indeholder det, databehandleren ved: bruddets art, de berørte kategorier og antal (så vidt kendt), sandsynlige konsekvenser og de foranstaltninger, der er truffet.
10. Sletning og tilbagelevering
10.1. Når abonnementet ophører, kan den dataansvarlige i 30 dage se og hente alle sine data i tjenesten (tilbagelevering som fil med oversigt og kontrolsummer; dataene i Dinero ligger fortsat hos den dataansvarlige i Dinero).
10.2. 30 dage efter ophøret sletter databehandleren alle personoplysninger, der behandles for den dataansvarlige, og kontrollerer, at intet er tilbage. Sletningen udføres om natten og registreres i et sletteregister. En administrator kan vælge "Slet nu", når eksportfilen er downloadet; så slettes dataene inden for to døgn. Data i den dataansvarliges Dinero berøres ikke. Sikkerhedskopier udskiftes og er væk senest 30 dage efter sletningen.
10.3. Databehandleren beholder efter sletningen kun: (a) et bevis for sletningen med firmanummer, CVR-nummer, tidspunkt og antal slettede oplysninger i 5 år, (b) et minimeret bevis for den dataansvarliges accept af aftalerne (dokument, udgave, tidspunkt, uden navn og e-mail) i 5 år, og (c) regnskabsmateriale i 5 år efter bogføringsloven. Disse oplysninger behandler databehandleren som dataansvarlig for at kunne dokumentere sletningen og aftalen og opfylde bogføringsloven.
10.4. Sletningen kan sættes i bero ved en tvist eller et krav fra en myndighed (legal hold). Den dataansvarlige får besked, medmindre databehandleren er forhindret.
11. Revision og inspektion
11.1. Databehandleren giver den dataansvarlige alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af aftalen, og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, som den dataansvarlige eller en bemyndiget tredjemand foretager.
11.2. Revision sker efter skriftligt varsel på mindst 30 dage, højst en gang om året, medmindre der er konkret mistanke om brud, og på den dataansvarliges regning. Databehandleren kan i stedet give en skriftlig redegørelse for foranstaltningerne i bilag C.
12. Parternes aftale om andre forhold
Se bilag D.
13. Ikrafttræden og ophør
13.1. Aftalen træder i kraft, når den dataansvarlige accepterer den, og gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige, og indtil sletningen efter punkt 10 er gennemført.
13.2. Aftalen kan kun opsiges ved, at abonnementet opsiges. Ophører abonnementet, ophører aftalen, når punkt 10 er opfyldt.
14. Kontaktpersoner
- Databehandleren: Søren Elisiussen, se@strategii.dk, 61 10 96 10.
- Den dataansvarlige: den administrator, der er oplyst i tjenesten. Den dataansvarlige skal holde kontaktoplysningerne opdateret.
Bilag A – Oplysninger om behandlingen
A.1 Formål
At levere tjenesten mandag.online til den dataansvarlige: at hente og vise den dataansvarliges kunder, kontakter, varer, tilbud, fakturaer og betalinger fra Dinero, at lade den dataansvarliges brugere registrere tid, noter, opgaver og aftaler, at oprette tilbud og fakturaer i Dinero og, når brugeren beder om det, bogføre og sende dem, at læse den dataansvarliges aftaler og foreslå deres priser, vilkår og forpligtelser (som brugeren bekræfter, og hvor forpligtelserne bliver påmindelser og opgaver), at give forslag og indsigter, at sende mails til den dataansvarliges egne brugere og at forberede møder.
A.2 Behandlingens art
Opbevaring, hentning fra Dinero, visning, sammenstilling og beregning, kryptering, sikkerhedskopiering, skrivning til Dinero efter brugerens handling, afsendelse af systemmails til den dataansvarliges brugere, overførsel af minimerede oplysninger og af billeder af valgte aftalesider til underdatabehandleren Anthropic til AI-forslag, eksport og sletning.
A.3 Kategorier af registrerede og personoplysninger
| Registrerede | Oplysninger |
|---|---|
| Den dataansvarliges brugere og medarbejdere | navn, e-mail, rolle og rettigheder, loginoplysninger (engangslink til login, adgangsnøgle, hemmeligheden til engangskoder i krypteret form), tidsregistreringer, noter og opgaver, de handlinger, der logges (revisionslog) |
| Kontaktpersoner hos den dataansvarliges kunder og leverandører | navn, titel, e-mail, telefon, noter om kontakten, mødeforberedelser, udgående mails (modtager, emne, indhold) |
| Den dataansvarliges kunder, der er enkeltmandsvirksomheder eller privatpersoner | navn, adresse, CVR-nummer, telefon, e-mail, fakturaer og betalinger, aftaler og tidsforbrug |
| Personer, der nævnes i fritekst, i noter eller i aftaledokumenter | det brugeren selv skriver eller lægger ind (navne, underskrifter på billeder af aftaler). Det er forretningsoplysninger. Der må ikke lægges følsomme oplysninger eller CPR-numre ind (punkt 2.3) |
Oplysningerne kommer fra den dataansvarliges Dinero-konto og fra den dataansvarliges brugere.
A.4 Hvad der sendes til underdatabehandleren Anthropic (AI)
- Kun minimerede oplysninger. Kunders, kontaktpersoners og brugeres navne, telefon, e-mail, adresse, CVR-nummer og Dinero-id'er sendes ikke (undtagelse: billeder af scannede aftaler, se nedenfor). Kunder omtales ved løbenumre. Der sendes branchetype, tal og kategorier (fx at fakturaer er forfaldne), signalernes titel og alvor og faste tekstdele, som tjenesten selv har skrevet.
- Der er en kontrol, som afviser kaldet, hvis et kendt navn eller et genkendeligt mønster (telefon, e-mail, CVR-nummer) alligevel er med.
- "Indlæs aftale" og "Kontroller aftalen igen": aftalens tekst sendes, efter at navne, adresser, e-mails, telefonnumre og CVR-numre er erstattet af pladsholdere. Ukendte personnavne i løbende tekst kan ikke fjernes med sikkerhed. Er aftalen scannet (uden tekst), sendes billeder af de sider, brugeren selv vælger. Billederne kan indeholde navne og underskrifter, som ikke kan fjernes før afsendelsen; navne og lignende i svaret skjules, før det vises. Billederne sendes som standard for alle kunder. Ønsker den dataansvarlige det ikke, slår databehandleren det fra efter skriftlig anmodning til se@strategii.dk; så kan scannede aftaler ikke indlæses.
- Spørgsmålene til AI-tjenesten og svarene herfra gemmes ikke som sådan hos databehandleren. De AI-skrevne tekster, brugeren bruger (fx mailudkast og mødeforberedelser), gemmes hos den dataansvarlige og følger de frister, der står i bilag C.5.
- Den dataansvarliges data bruges ikke til at træne modeller (Anthropics kommercielle vilkår). Anthropic sletter input og output automatisk inden for 30 dage, medmindre de skal gemmes længere på grund af misbrug eller lovkrav.
A.5 Varighed
Fra den dataansvarlige accepterer aftalen, til abonnementet er ophørt og sletningen efter punkt 10 er gennemført.
Bilag B – Underdatabehandlere og overførsel
Den aktuelle liste står også i "Underdatabehandlere for mandag.online" og er altid ens med dette bilag.
| Underdatabehandler | Formål | Oplysninger | Sted / overførsel |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting af tjenestens driftsmiljø og database | alle oplysninger i tjenesten (krypteret i overførsel; udvalgte hemmeligheder krypteret i databasen) | Tyskland (Nürnberg, EU) |
| One.com A/S, CVR-nr. 28677138, Kalvebod Brygge 24, 1560 København V, Danmark | Afsendelse af systemmails fra noreply@mandag.online (påmindelser, morgenmail, invitationer, beskeder om abonnement og sletning) | modtagerens e-mail, emne og mailens indhold | EU |
| Anthropic Ireland, Limited | AI-forslag og læsning af aftaler | minimerede oplysninger og billeder af valgte aftalesider, se A.4 | Behandling i USA (tredjeland) – EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, modul 2 og 3 |
| Stripe Payments Europe, Limited | Betaling af abonnement og tilkøb, fakturaer og betalingsportal | alene virksomhedens navn, CVR-nummer, fakturaadresse, administratorens navn og e-mail og beløb. Ingen oplysninger fra tjenestens CRM-data. For en del af betalingsoplysningerne er Stripe selv dataansvarlig | EU (Irland); overførsel til USA efter Stripes vilkår og standardkontraktbestemmelserne |
Databehandleren opbevarer desuden sikkerhedskopier på eget lagerudstyr i Danmark (ikke en underdatabehandler). Se bilag C.4.
Bilag C – Instruks og sikkerhed
C.1 Instruks
Behandlingen sker alene for at levere tjenesten efter A.1. Ingen anden brug, ingen videregivelse til andre end underdatabehandlerne i bilag B, ingen brug af den dataansvarliges data til databehandlerens egne formål eller til træning af modeller.
C.2 Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
| Område | Foranstaltning |
|---|---|
| Adskillelse af kunder | Hver kundes data ligger i en fælles database, men adskilt på rækkeniveau, så en kunde ikke kan se en anden kundes data. Adskillelsen håndhæves af databasen selv og afprøves automatisk |
| Kryptering | Al trafik til tjenesten er krypteret (HTTPS). Adgangsnøgler til Dinero, engangskode-hemmeligheder, invitationer og indlagte aftaledokumenter er krypteret i databasen med AES-256-GCM, og nøglerne opbevares adskilt fra databasen. Krypteringsnøglen skiftes efter en fast driftsprocedure hvert år og ved mistanke om, at den er kompromitteret |
| Adgang til tjenesten | Login med engangslink og adgangsnøgle eller kodeord med engangskode fra en app. Rettigheder pr. bruger; kun administratorer ændrer brugere og indstillinger. Højst 5 brugere pr. kunde |
| Forbindelsen til Dinero | Via Visma Connect. Tjenesten ser aldrig brugerens Dinero-adgangskode. Kunden kan når som helst afbryde adgangen, og databehandleren forsøger at tilbagekalde den hos Visma. Tjenesten skriver kun til den forbundne Dinero-konto og kun efter brugerens handling |
| Support | Ingen adgang til en kundes data uden kundens godkendelse. Adgangen er tidsbegrænset (som udgangspunkt 24 timer, højst 72 timer), skrivebeskyttet, begrænset til få visninger og logges, så kunden kan se, hvad der er set |
| Logning | Revisionslog over alle skrivninger til Dinero og over økonomiske handlinger, med minimeret indhold. Driftslog uden navne, e-mails, CVR-numre og beløb pr. kunde |
| Drift og opdelte roller | Webdelen og baggrundsdelen har hver deres databaseadgang og hver deres adgang til betalingsudbyderen. Appen kører uden ejerrettigheder i databasen. Hemmeligheder ligger i adskilte filer på driftsmiljøet |
| Misbrugsværn | Begrænsning af antal forsøg ved køb og login (korte tællere), grænser for antal kald til Dinero |
| Hændelser | Overvågning af drift og sundhed; brud håndteres efter punkt 9 |
| Personale | I øjeblikket alene indehaveren (punkt 4.2) |
C.3 Support og adgang
Se tabellen: kun med kundens godkendelse, tidsbegrænset, skrivebeskyttet, logget.
C.4 Sikkerhedskopi og gendannelse
Natlig sikkerhedskopi af hele databasen. Kopierne opbevares 30 dage på databehandlerens eget lagerudstyr i Danmark, som kun indehaveren har adgang til, og kontrolleres for at kunne læses. Gendannelsen afprøves efter en fast fremgangsmåde. Slettede kunders data forsvinder fra kopierne, når de udskiftes (senest 30 dage efter sletningen). Gendannes en kopi, slettes de kunder, hvis sletning allerede var gennemført, igen ud fra sletteregistret, så en gendannelse ikke omgør en sletning.
C.5 Opbevaring og sletning
Hovedpunkterne:
| Oplysninger | Opbevaring |
|---|---|
| CRM-data (kunder, noter, registreringer, opgaver, aftaler, kladder) | Så længe abonnementet løber; sletning 30 dage efter ophør |
| Dineros data (læsekopi) | Som CRM-data; ved afbrydelse stopper hentningen, og kopien slettes sammen med kunden |
| AI-tekster (mailudkast, mødeforberedelser) og udgående mails | 12 måneder, derefter tømmes indholdet |
| Kontrakt- og aftaledokumenter | Ubrugt indlæsning slettes efter 30 dage; vedhæftet aftale så længe aftalen findes |
| Forbrugsmåling for AI (uden indhold) | 365 dage |
| Revisionslog, joblog og supportlog | 365 dage |
| Eksportfiler | 7 dage |
| Sikkerhedskopier | 30 dage |
C.6 Kontrolmål
Databehandleren kontrollerer jævnligt, at sletning, adgang og adskillelse virker (automatiske kontroller og en kontrol efter hver sletning af, at intet er tilbage).
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold
D.1. Ansvar og erstatning følger vilkårenes punkt 16, medmindre andet følger af databeskyttelsesforordningens artikel 82.
D.2. Vederlag: Der betales ikke særskilt for databehandlingen; den er en del af abonnementet. Hjælp ud over det, der følger af tjenesten, fx særlige revisioner og udtræk, faktureres efter aftale.
D.3. Prioriteringsrækkefølge: Aftalen går forud for vilkårene, hvis de er i strid med hinanden om behandling af personoplysninger.
D.4. Skift af instruks: Den dataansvarlige kan give yderligere instruks skriftligt til se@strategii.dk. Databehandleren kan afvise instrukser, som tjenesten ikke kan opfylde.
D.5. Lovvalg og værneting følger vilkårenes punkt 20.
Ændringer i denne udgave
Udgave 1.1 (31.10.2026): Navne- og adresseændring – ingen ændring af vilkårene eller af, hvad der gælder for dig. Tjenesten hedder nu mandag.online (tidligere "Strategii CRM" og "Mandag.online CRM") og ligger på https://mandag.online (tidligere crm.strategii.dk). mandag.online leveres af Strategii, CVR-nr. 26200849, som før.